SGA o WMS

En la indústria es necessiten solucions per a cada un dels aspectes que intervenen en el procés de l'activitat que exerceix l'empresa. Això va des de la producció, fins a la logística, passant també per la gestió dels magatzems. actualment, el programari SGA (Sistema de Gestió de Magatzems) permet automatitzar i optimitzar aquestes tasques d'emmagatzematge de matèria primera o el producte final.

En moltes ocasions, el SGA ve com un mòdul o funció específica dins el programari ERP que analitzem en un article anterior. Però, no totes les indústries necessiten un ERP integral, i opten per solucions una mica més flexibles usant un programari específic per a les seves magatzems. Sigui com sigui, aquí intentaré desxifrar totes les claus i característiques d'aquest tipus de programari i com podrien ajudar a una empresa.

Què és un SGA?

Un SGA (Sistema de Gestió de Magatzems) o WMS (Warehouse Management System) és un programari dissenyat específicament per a gestionar i controlar l'activitat desenvolupada en un magatzem, així com el material emmagatzemat en aquest. Això passa per controlar aspectes tan fonamentals com:

• Determinar les ubicacions de cada producte en un magatzem.
• Emmagatzemar els materials d'una forma més eficient, tant a l'hora de catalogar els productes com també per estalviar espai.
• Fer que els operaris o maquinària pugui moure els materials d'una forma més ràpida.
• Gestionar les entrades i sortides de material per determinar l'estoc.
• Optimitzar la preparació de paquets.
• Capacitat de gestionar múltiples magatzems d'una forma centralitzada.

Punts clau per millorar el sistema d'emmagatzematge d'una empresa i fer que s'agilitin els mètodes de treball. Això és important en un magatzem petit-mitjà, però ho és encara més en magatzems de grans dimensions, on la capacitat humana no és suficient per portar un control absolut de tot.

Per exemple, imagina els magatzems logístics d'Amazon. Són naus de milers de metres quadrats amb milions de paquets circulant a través de diferents punts per a ser enviats als clients, o els que vénen retornats, així com els que es mantenen emmagatzemats. Sense un programari eficient, això seria un total caos. No es podria portar un control de tot l'inventari, ni localitzar els paquets de forma eficient, es necessitaria molt més espai per emmagatzemar tot, i els clients rebrien les comandes amb molt de retard.

El magatzem d'Amazon ubicat a Illescas, és un dels que té Amazon a Espanya. I és un dels centres logístics més importants de l'empresa al nostre país. Amb milers de metres quadrats, centenars d'operaris, i amb capacitat de gestionar més de 180.000 paquets diaris. Una tasca logística titànica que seria impossible sense el secret més ben guardat d'Amazon, el seu programari SGA propi.

Tipus de SGA

No existeixen molts tipus de SGA, només 3 fonamentals. A més, no tenen massa misteri, només has de saber que existeixen aquestes tres variants fonamentals:

• Independent o únics: Programari SGA específicament dedicat a aquesta tasca. Alguns d'aquests programes són desenvolupats per les empreses que els fan servir per adaptar-se de la millor manera a l'activitat que fan, en comptes de comptar amb un programari desenvolupat per un tercer. És el cas d'Amazon.
• Integrats: Són aquells que s'integren en altres sistemes, com els ERP. Permeten tenir un sistema centralitzat per a tots els aspectes de la companyia, el que pot ser un gran avantatge. No obstant això, pot ser que aquest cas no sigui el més flexible per a tot tipus d'indústries.
• mòduls: Alguns es presenten com a mòduls que poden ser agregats a altres paquets de programari.

Per descomptat, com sol passar amb molts paquets de programari, també hi ha sistemes integrats en el núvol (SaaS) preparats per utilitzar quan els necessites sense haver d'instal·lar res en local, sistemes SGA de codi obert i lliures, així com gratuïts ...

Millors SGA o WMS

Una dubte molt recurrent que sorgeix és sobre quin és el millor paquet o solució SGA. Com passa amb qualsevol programari, hi ha diverses alternatives disponibles, i tot i que les diferències no són massa grans en alguns casos, sí que pot haver detalls que marquin la diferència entre un programari i un altre.

Per això, perquè puguis guiar-te millor en l'elecció, has de saber quins són els 10 millors programes SGA que hi ha ara al mercat:

• Inventari de peixeres: Programari molt provisional amb capacitat d'estendre les seves capacitats mitjançant plugins. El seu preu és d'uns 4,395 $ per usuari i anualment, pel que no és una solució barata per a pimes. Especialment bo per a grans magatzems de logística i manufactureres.
• NetSuite: Un altre dels millors programari SGA existents, amb una estratègia centrada en en el lliurament i recollida. Ideal per a la indústria de l'alimentació, sanitària, manufactura, etc.
• Responsable de magatzem 3PL: Programari professional especialment dissenyat per als venedors de comerç electrònic, 3PL, retail, i indústries manufactureres.
• Softeon: Un altre dels grans paquets SGA disponibles per manufactureres, 3PL, retail, i també per a indústries especialitzades en la tecnologia i l'electrònica. Amb una estupenda integració per al maneig de l'material amb sistemes automatitzats.
• informa SCM: Sistema amb suport per a pagament d'hora, visualització 3D, etc. Amb especial practicitat per a la indústria de l'automòbil, química, aeroespacial, defensa, moda, combustibles, salut, electrònica, alimentació, i més.
• inflow Inventory: Té versió de pagament, amb capacitat per a gestionar fins a 100 productes diferents en la seva versió gratis. Suficient per a moltes petites i mitjanes empreses.
• Odoo: Un dels millors programari SGA gratuïts i il·limitats en funcions. A més de tenir gran quantitat de funcions, és molt flexible i de codi obert. Disposa d'app mòbil.
• Sortly Pro: Té versió gratuïta, amb limitació fins a 100 entrades per mes, i una versió de pagament barata per 40 € mensuals que es poden permetre fins a les empreses petites.
• ZhenHub: aquest programari té una versió gratuïta limitada a 50 ordres per mes, o una versió il·limitada per 29 € mensuals.
• Inventari Zoho: Un programari SGA força conegut, amb pla de subscripció de 49 € a el mes, o gratuït amb limitació de 20 ordres per mes.

Avantatges de l'SGA

Les grans empreses poden obtenir enormes beneficis d'implementar programari SGA, però també les pimes poden obtenir avantatges d'això.

• Centralització. L'empresa que faci servir un SGA pot tenir un programari on estigui tot a l'abast, sense necessitat de tenir diverses eines per a diverses tasques.
• Estalvi. Permetrà un estalvi de costos humans, emmagatzematge, i també millorar la productivitat. A l'reduir la taxa d'errors de coordinació, també permet reduir els costos causats per fallades en la gestió dels productes.
• Inventari. Tots els productes es poden gestionar de forma senzilla gràcies a un sistema digital i automatitzat que permet actualitzar la base de dades en temps real, per conèixer l'estoc disponible, els elements que han sortit, el que es necessita, etc. Això també implica un estalvi al no comprar material que no era necessari o que hagi retards quan algun material s'ha esgotat sense que es tingui constància. Una cosa que els clients agrairan i generarà usuaris satisfets amb els serveis.
• rapidesa. Permet agilitzar molt les tasques al magatzem com els sistemes de picking, moviment de materials, etc. Això fa que es pugui proveir amb major rapidesa als clients, el que millora la imatge de l'empresa.
• Avantatges per a l'e-Commerce. Són sistemes que tenen una especial importància per als sistemes d'e-Commerce, amb els que s'integren a la perfecció.
• Dades. A l'ésser un sistema informàtic, permet emmagatzemar dades en bbdd perquè puguin ser analitzats per Big Data, etc. Això permet realitzar estadístiques dels productes més venuts, la quantitat de vendes, etc. Pot ajudar a l'hora de prendre decisions a l'hora de realitzar campanyes de màrqueting, millorar les vendes, determinar si es necessita augmentar la capacitat d'emmagatzematge o gestió, etc.

Tot i la inversió inicial que necessita aquest tipus de sistemes SGA, en el cas dels que són de pagament, la inversió es pot recuperar ràpid amb els avantatges reportades. Per tant, valdrà la pena l'ús d'aquest tipus de sistemes.

Desavantatges

Com qualsevol sistema, un SGA té seus regs o desavantatges per a algunes empreses. I això va més enllà de l'propi cost. A aquests costos caldria afegir els necessaris per adaptar el magatzem a les eines necessàries. Per exemple, si es va a utilitzar un sistema de ràdio per comunicar als operaris el que han de fer, els sistemes tecnològics i automatització necessaris, etc. Fins i tot podria necessitar de captació d'operaris formats o formar els existents, el que impliquen més sobrecostos.

Per descomptat, s'ha de portar un seguiment per garantir que realment el SGA està reportant beneficis, i en cas de ser necessari aplicar mesures correctores per a tot allò que estigui fallant.

Novament, com passa amb altres sistemes que impliquen un canvi en la forma de procedir, es necessita implementar de forma efectiva. El desplegament no és senzill, i cal traçar un pla d'actuació perquè l'impacte inicial sigui el menor. Per això, s'ha de realitzar un estudi previ de tots els recursos necessaris, costos previstos, full de ruta, etc. Algunes empreses menyspreen aquests passos previs i solen caure en errors freqüents, el que els porta a no obtenir els beneficis que esperaven.

Funcions que ha de tenir un SGA

En un programari SGA es poden destacar diversos grups d'operacions bàsics.

Funcions d'entrades

són aquelles funcions de l'SGA que es refereixen a:

• recepcions: Quan el material entra al magatzem, ja sigui des d'un proveïdor extern o des de la factoria. Fins i tot poden ser devolucions que hagin arribat per part de client, pel motiu que sigui.
• Traçabilitat: El material que porta té una informació de lot implícita que s'ha de capturar. Per exemple, el nombre de sèrie, data de caducitat, temperatura a la qual s'ha d'emmagatzemar, etc. D'aquesta forma el SGA tindrà la informació necessària per a la correcta gestió i identificació.
• Etiquetatge: El programari també hauria de ser capaç de generar etiquetes de codi de barres per marcar tots els paquets emmagatzemats. D'aquesta manera es pot manipular la mercaderia i reconèixer en sistemes automatitzats de lectura d'aquest tipus de codis.

Funcions d'ubicació

El SGA té un altre tipus de funcions un cop el paquet ja és al magatzem i està identificat. El següent és determinar la seva ubicació amb exactitud per a la correcta manipulació i logística. Això passa per:

• Gestió d'ubicació: Es pot gestionar la ubicació correcta de la mercaderia dins de l'magatzem perquè estigui en el lloc idoni per a la seva conservació i també per poder gestionar-los. Per exemple, alguns materials podrien ser perillosos si estan junts, de manera que el programari pot optimitzar el seu emmagatzematge perquè es mantinguin allunyats i no es comprometi massa l'espai i ordre de l'magatzem.
• Cross-docking: Tècniques per estalviar moviment per a la càrrega i descàrrega en l'emmagatzematge. Per exemple, es pot fer que una mercaderia que arriba i que s'ha demandat passi directament des de l'àrea de recepció a la de sortida (picking) si cal, per evitar que hagi de ser emmagatzemada i després recuperada.
• Reposició: també optimitza la forma de moure dins de la instal·lació, com el cross-docking, però en aquesta ocasió està destinada a la reposició de l'estoc de productes que queden pocs o s'han esgotat.

Funcions de control d'estoc

El programari SGA ha de poder donar dades sobre la quantitat de producte que queda al magatzem (estoc). Per a això es necessiten funcions com:

• Mapejat de l'magatzem: El programari ha de tenir una "imatge" de l'magatzem amb les ubicacions i quantitat de material emmagatzemat.
• Recompte i càlcul de rotació: Un sistema SGA ha de tenir idea de les rotacions que s'han realitzat en un article concret, recompte i inventari.

Funcions de sortida

A més de gestionar l'entrada de l'material i els moviments dins de l'propi magatzem, el SGA ha de ser capaç de gestionar l'última etapa de la logística de magatzem, és a dir, les sortides de productes (picking). Això implica el següent:

• Gestió de la preparació de la càrrega. Això cobreix tant l'agrupació de comandes que vagin a una mateixa direcció o client, per estalviar en transports, com gestionar tota la informació necessària per a la manipulació i lliurament de la comanda.
• Etiquetatge. el material expedit ha d'estar correctament etiquetat per identificar i seguir els embalums fins al seu lliurament.
• Documentació. De vegades es necessita també documentar les sortides amb factures, o altres dades.
• Carrega. Per descomptat, els materials, si no són béns intangibles, s'han de carregar en el transport triat per al seu lliurament.

També s'ha d'usar certs dades de les sortides per anar variant les dades de l'paquet. Per exemple, saber si ha estat enviat, pagat, entregat, retornat, etc.

Per cert, alguns magatzems complexos tenen sistemes avançats de voice picking, és a dir, processos de preparació per veu que permeten major agilitat, així com sistemes de radiofreqüència. Altres fan servir mètodes pick-to-light per a agilitar els moviments dins de l'magatzem i fer-lo més dinàmic, així com sistemes put-to-light. En el pick-to-light s'usen sistemes de llums i números per indicar a l'operari quina posició ha d'agafar el producte i en quina quantitat dins dels passadissos i prestatgeries de magatzem. Al put-to-light es fa el contrari, ja que un dispositiu de llums serà el que indiqui a l'operari on deixar la mercaderia i en quina quantitat.

Tots aquests mètodes fan que la gestió de mercaderia sigui molt més dinàmica per als treballadors que operen, ja que aquests sistemes són molt visuals i permeten localitzar on dirigir-se en grans magatzems on hi ha milers o milions de productes, amb una ingent quantitat de passadissos i prestatgeries plenes de material.

altres funcions

Depenent de l'tipus de magatzem i activitat de l'empresa, el programari SGA podria tenir algunes funcions extra, O agregar mitjançant nous mòduls o extensions algunes aplicacions específiques que necessiti una indústria concreta.

Algunes grans companyies, com ja vaig comentar a el principi, també opten per desenvolupar la seva propi programari de gestió de magatzems. Això els permet amagar alguns secrets per optimitzar la gestió de material i logística. En general, són bastant recelosos de donar detalls o mostrar la interfície d'aquests sistemes de programari quan hi ha càmeres, evitant així cedir informació a la competència.

Per exemple, algunes funcions extra podrien ser:

• Optimització dels fluxos de l'material per a les línies de producció. D'aquesta manera, es millora l'agilitat dels processos interns de la indústria ,.
• gestió multimagatzems. En cas de ser una gran empresa logística que disposa de diversos magatzems, o que tingui diversos espais separats on s'emmagatzema mercaderia diferent, llavors, alguns SGA tenen capacitat per gestionar de forma independent diversos magatzems de forma centralitzada. Això permet també millorar els traspassos de mercaderia entre instal·lacions o localitzar un producte dins de la xarxa de magatzems existents per lliurar-lo des d'on hi ha estoc sense esperes.
• Alguns SGA avançats també permeten la multiorganització. És a dir, sistemes intel·ligents capaços de gestionar diverses organitzacions o empreses pertanyents a un grup d'una manera unificada.
• Robòtica i IA. Alguns moderns magatzems fan servir robots per al transport eficient i ràpid de paquets, podent manipular càrregues de treball més pesades i substituint als humans. En aquests casos, la IA que opera sobre aquestes màquines ha d'estar entrellaçada amb el programari SGA perquè tot funcioni de forma correcta.

Alguns altres empreses podrien necessitar desenvolupaments específics i adaptats a les seves necessitats. Coses molt particulars que no són comuns i que per això no implementen els desenvolupadors de programari SGA habitualment. No obstant això, en general el SGA és suficient versàtil i obert com per adaptar-se a tot tipus d'empreses.