Què és un ERP

Les empreses necessiten de sistemes senzills que permetin gestionar d'una forma eficient i ràpida tasques que van des de les operacions empresarials de producció, la logística, recursos, l'inventari, portar la comptabilitat, gestionar als seus clients, etc. Per a això, el millor és fer servir sistemes ERP, és a dir, un programari modular que implementa tot aquest tipus d'eines per a empreses i organitzacions.

Amb aquest tipus de programari, no només automatitzes i agilizas el processament d'aquestes dades sobre l'empresa, també permeten que totes aquestes dades estiguin integrats, centralitzats i connectats entre si per realitzar anàlisis molt més fàcilment. No obstant això, perquè sigui eficient, s'ha de triar el sistema ERP més apropiat, ja que no totes les empreses i mides requereixen el mateix tipus de programari ...

Què és un ERP?

El terme ERP (Enterprise Resource Planning) fa referència a un sistema de planificació de recursos empresarials, com el seu propi nom indica. És a dir, una sèrie d'eines de programari que poden tractar les dades de diferents activitats de l'àmbit empresarial, des de la pròpia producció, fins als recursos humans, passant per l'inventari, logística, etc.

Tot i que suposen una consistent inversió inicial per a les empreses (en molts casos), són bastant importants en un sector cada vegada més digitalitzat. De fet, segons estudis de Panorama Consulting realitzats el 2013, més de l'40% de les empreses que es decideixen a implementar un sistema ERP noten que la seva productivitat augmenta, el que es tradueix també en majors guanys.

El motiu d'aquests beneficis es recolza sobre els pilars fonamentals de el sistema ERP, que són:

• Optimitzar processos empresarials de diversa índole.
• Facilitar l'accés a les dades i més control sobre ells.
• Capacitat d'anàlisi de les dades i compartició gràcies a la seva base de dades centralitzada.
• Resolució de problemes comptables, logístics, fiscals, i mercantils, més fàcilment.
• Reenginyeria de processos. Procés pel qual l'empresa de modificar algun procés per poder orientar-lo a sistema ERP, el que suposa un cost inicial, però acaba valent la pena.
• Flexibilitat. Aquests sistemes ERP solen oferir prou flexibilitat per adaptar-se a diversos tipus d'empreses, clientela, etc., amb una adaptació mitjançant parametrització.
• Faciliten el desenvolupament personalitzat de l'empresa, encara que poden resultar complexos i complicats a l'començament.

A més, a l'ésser sistemes globals permeten centralitzar gran quantitat de tasques que sense aquest tipus de programari estaria dispersa i sense cap tipus d'interrelació per a la seva anàlisi. Per tant, parlem de suite de programari bastant complexes i que solen seguir una arquitectura modular (vegeu Tipuss d'ERP).

Tipus d'ERP

Els sistemes ERP es poden dividir en diversos tipus o categories en funció de diversos punts de vista. Per exemple, es pot observar la seva arquitectura per identificar tres tipus fonamentals enter els quals es troben:

• modulars: Evidentment aquests sistemes ERP són molt complexos, tenen gran quantitat de parts i eines per donar aquesta solució integrar i centralitzada de la que he comentat abans. Per això, solen ser majoritàriament modulars. Cadascun dels mòduls té una funció dins de la suite. Per exemple, un mòdul es pot utilitzar per a la logístia, un altre pot estar destinat a la comptabilitat, rrhh, un altre a vendes, inventari, control de magatzem, etc. És a dir, el desenvolupador de programari ERP el aporta tot.
• configurables: Aquest tipus de programari ERP es pot adaptar a les diferents necessitats de l'empresa mitjançant el desenvolupament de noves funcions. Per a això, integren API o entorns de desenvolupament perquè els programadors puguin crear les funcions que necessita una empresa i adaptar l'ERP al que es busca. Aquests són més reduïts, i eviten incloure algunes parts que no totes les empreses necessiten, però necessiten d'el personal adequat per al desenvolupament i els costos que això implica.
• especialitzats: Per encàrrec d'alguna empresa que necessita un programari ERP molt concret. És a dir, no és predefinit com els dos anteriors. D'aquesta manera s'evita disposar d'un paquet pesat amb mòduls o configurable i se centra des de zero en un producte personalitzat. Aquest tipus és especialment interessant per a aquelles empreses canviants que necessiten d'un ERP en constant desenvolupament per adaptar-se a les novetats. Un altre cas d'aquest tipus de programari podria dirigir-se a plataformes concretes, per exemple, a una arquitectura o sistema operatiu concret que faci servir una empresa i per al qual no hi hagi programari ERP.

Però també es pot observar des del punt de vista de l'allotjament:

• local: Aquell programari ERP que està allotjat en el propi servidor de l'empresa. Les dades sempre es mantenen en la mateixa empresa, el que aporta més seguretat i confidencialitat. En canvi, estan limitats pel que fa a escalabilitat (dependrà de servidor, si necessita ampliacions hauràs invertir en maquinari) i des del dispositiu on es pot fer servir (només on està instal·lat). Els costos inicials de l'on-premissa solen desglossar en:
  • Formació: 20%
  • Llicència: 20%
  • Programari: 15%
  • Consultoria: 10%
  • Manteniment: 10%
  • Migració: 5%
• núvol: Els serveis en el núvol també proveeixen de sistemes ERP. En aquest cas estan allotjats en servidors de tercers, i s'accedeix des de qualsevol dispositiu de forma remota. Això permet major flexibilitat, i es pot escalar sense necessitat d'adquirir nou equipament, però té els seus riscos. Per exemple, no tens el control directe de les dades, ja que els deixes en mans de l'propietari de centre de dades on s'allotja la plataforma que fas servir. A més, necessiten de connexió a Internet en tot moment. En aquest cas, els costos es desglossen en:
  • Subscripció a el servei: 30%
  • Consultoria: 25%
  • Formació: 25%
  • Migració: 20%

Segons les solucions que abasta, El sistema ERP podria ser:

• horitzontals: Són sistemes ERP més genèrics, que abasten gran quantitat de funcions per adaptar-se a tot tipus d'empreses. Aquests són els de tipus modular, i si es volen personalitzar pot resultar una mica més car i compejo.
• Vertical: Són més específics per a certes empreses d'alguns sectors concrets. Intenten cobrir les necessitats d'un tipus específic d'empresa. Per exemple, n'hi ha dirigits només a indústria, Altres a comerços, d'altres a el sector alimentari, d'altres a el sector de la salut, hostaleria, etc. Poden oferir millors solucions per a aquests casos concrets, però són menys flexibles, i el seu manteniment i implementació pot ser costós.

Des del punt de vista de el desenvolupament es pot diferenciar entre sistemes ERP:

• Privats o propietaris: És un tipus de programari desenvolupat per una empresa i el codi roman ocult. Només el desenvolupador el coneix, i això podria tenir els seus desavantatges, com l'ocultació de funcions d'espionatge, portes del darrere, recol·lecció i report de dades a tercers, etc. A més, sempre s'ha de pagar pel seu ús.
• codi obert: Es basen en un model obert, de manera que no hi ha secrets en ells i poden ser més segurs. Solen ser sistemes totalment gratuïts causa de les seves llicències, o molts més barats en què només pagues el suport tècnic en cas de ser necessari. A més, a l'ésser codi obert es poden corregir problemes més ràpidament, modificar per adaptar-los a les teves necessitats, desenvolupar nous mòduls, etc.

Finalment, encara que no sigui tan freqüent subdividir al l'ERP segons el nivell o Tier, També es pot catalogar d'aquesta altra manera:

• Nivell 1: Són sistemes ERP de grans dimensions. Destinats a grans empreses (multinacionals), amb gran escalabilitat, i amb preus per llicència molt elevats.
• Nivell 2: Sistemes ERP per a empreses mitjanes, amb una relació funcions / preu més adequada que els Tier 1.
• Nivell 3: Són sistemes ERP més bàsics, destinats per a petites empreses, i amb preus més assequibles.

Avantatges

Una empresa que decideix implementar un sistema ERP podria notar alguns avantatges força interessants, sigui quina sigui la seva grandària. entre els principals avantatges es troben:

• Automatitza els procés de l'empresa.
• La informació està disponible de forma centralitzada en una sola plataforma.
• Bases de dades integrades per gestionar totes les dades de la companyia des d'un mateix programari.
• Estalvi de temps i costos.
• Possibilitat d'aplicar solucions BI (Business Intelligence), és a dir, solucions que permeten realitzar informes sobre l'estat de l'empresa mitjançant les dades de sistema ERP.

Desavantatges

Per descomptat, com tot sistema té els seus desavantatges. El programari ERP té un impacte sobre l'empresa, encara que en la majoria dels casos els beneficis obtinguts per la seva implementació fan que valgui la pena. entre les desavantatges destacables estan:

• Els costos del programari ERP és una de les principals desavantatges (si no és open-source). A més, a major nivell de personalització, majors seran els costos.
• costos indirectes, Com la necessitat de formació per poder usar el programari, contractació de personal adequat, etc.
• Necessita d'una infraestructura adequada, És a dir, d'un servidor on instal·lar el programari. Si no n'hi ha es pot usar per contractar un servei en el núvol, però implica un cost i exportar les dades fora de l'empresa a un servidor de tercers.

Necessita la meva empresa un ERP?

Un sistema ERP és adequat per a tot tipus d'empreses, De qualsevol sector, i mida. Bé implementat pot ser beneficiós tant per a pimes com per a multinacionals. Per tant, la resposta sol ser sempre afirmativa. Però l'estratègia de selecció de sistema i la seva implementació ha de ser l'adequada si no es pretén fer una inversió inicial que no porti a grans beneficis.

També necessitarà d'un feedback o revisió constant, Per saber si pot millorar-se, escalar, o necessita alguna adaptació a causa d'alguns canvis de la pròpia empresa. Només així garanteixes que el sistema ERP està reportant els beneficis que s'espera d'ell. És a dir, tant abans de la seva implementació, com durant i després, s'ha de vigilar els següents punts per saber que tot funciona correctament:

1. Avaluar els resultats que s'han d'obtenir amb la implantació d'un sosftware ERP.
2. Definir el model de negoci / gestió de l'empresa en qüestió.
3. Traçar un pla o estratègia d'implementació.
4. Revisar la infraestructura TI de l'empresa per alinear-la amb l'ERP.
5. També la capacitació de personal per poder usar aquest programari. És probable que calgui entrenament o formació.
6. Anàlisi dels canvis aportats i si ha valgut la inversió inicial de maquinari i programari per a l'ERP. Actualment, les solucions cloud tipus SaaS permeten disposar de tot el necessari a bons preus, sense necessitat d'un servidor propi ni manteniment.
7. Control de qualitat. Tingues en compte que els errors que es puguin cometre en certes àrees podria tenir conseqüències o repercussió en altres àrees a causa de la interoperabilitat que permet l'ERP.
8. Auditories per comprovar els beneficis de la seva implementació.

Si et preguntes per el temps per a la implementació d'un ERP, la veritat és que no hi ha una resposta senzilla. Dependrà de cada cas, però les estimacions mitjanes per a un on-premissa (local) sol ser d'entre 6 mesos i 1 any. En canvi, per als serveis cloud (núvol) és bastant més ràpid i intuïtiu, escurçant a unes quantes setmanes.

Riscos

Finalment, no m'agradaria acabar aquest apartat sense afegir alguna cosa més, i és sobre els possibles regs que podrien derivar d'una implementació de l'ERP. Es poden destacar alguns freqüents si no es fa un procés d'adaptació i implementació adequat, com:

• El programari ERP escollit no és l'adequat i no cobreix les necessitats bàsiques de l'empresa. Si és de codi obert i gratuït no suposaria pèrdues econòmiques, només temporals. Però si és propietari s'hauria pagat per una llicència inadequada.
• Migració de dades defectuosa. Si no migren bé les dades de la plataforma o base de dades anterior podrien perdre alguns o no adaptar-se a el nou format. Això necessitaria de processos d'adaptació i mètodes per evitar possibles pèrdues (pe backups o còpies de seguretat).
• Manca de personal adequat o mal format. Per molt bé que estigui traçat el pla i per molt bo que sigui l'ERP, si no se sap utilitzar servirà de poc.
• Costos ocults desorbitats. Si no els has contemplat, pot ser que et topis amb xifres que no tenies previstes. Per això és important una anàlisi prèvia a la implementació de l'ERP.
• Retards. Si el calendari d'implementació no s'ajustava als terminis reals, pot ser que es demori més la seva posada en marxa amb tot el que això implica.

Exemples d'ERP més usats

En l'àmbit de l'programari ERP existeixen dos líders mundials indiscutibles. Un d'ells és l'empresa nord-americana Oracle, i l'altre és l'alemanya SAP. No obstant, també hi ha altres desenvolupadors amb importants quotes de mercat, com Microsoft, Sage, etc.

Per ajudar-te a triar el programari més adequat, hauries de conèixer a el menys els sistemes ERP més coneguts que existeixen en l'actualitat ...

ERP SAP

l'alemanya SAP és un dels desenvolupadors de programari empresarial més poderosos i importants de l'món. Dedicada en exclusivitat a aquest tipus de programari, amb productes tan interessants com el seu sistema ERP que pot dividir-se en diversos productes interessants:

• ERP SAP: És un programari on-premissa robust, complet, i amb la garantia de SAP. Serveix per controlar vendes, fabricació, compres, serveis, finances, recursos humans, etc. Ideal per a grans empreses.
• SAP Business One: És un programari ERP orientat per a pimes. Amb una gran capacitat de control per fer créixer el ritme de l'negoci, implementació on-promise o en el núvol, innovació, facilitat i ràpida implementació.
• SAP Business ByDesign: És un sistema de planificació que està totalment integrat en el núvol, per tant és un sistema SaaS. Permet l'accés des de qualsevol dispositiu amb connexió a Internet i navegador. Inclou CRM, gestió financera (FI), de projectes (PS), logística (SCM), proveïdors (SRM), recursos humans (HCM), suport de gestió executiva i conformitat. Ideal per pimes.
• SAP Business All-In-One: una de les millors solucions de mercat per a mitjanes empreses. Com el seu propi nom indica, és un software ERP complet, ràpid d'implementar, amb menor cost, i modular.

ERP Oracle

Oracle és l'empresa que compta amb la major quota de mercat en l'actualitat. Per tant, és el servei ERP més usat entre els propietaris. Podeu fer servir les seves diverses solucions com Oracle JD Edwards EnterpriseOne o Oracle EBS (E-Business Suite).

La primera és una plataforma orientada a potenciar la innovació a l'empresa, amb tot el necessari per satisfer els clients que busquen una solució simplificada i moderna. Es pot adaptar a tots els usuaris i necessitats, amb les últimes tecnologies per millorar la productivitat.

La segona és una completa suite compatible amb els models comercials en constant evolució, buscant també impulsar la productivitat i amb totes les innovacions que s'esperen d'una plataforma moderna. compta amb més de 30 anys que avalen la seva experiència, amb una gran quantitat de funcions i amb una excel·lent integració amb Oracle Cloud.

Microsoft Dynamics

Microsoft ha desenvolupat el seu programari Dynamics, Que es pot trobar en diverses versions. En aquest cas és un programari propietari que inclou programari ERP i CRM, tot en una sola plataforma. El que ha fet la companyia de Redmond és integrar diverses eines en una sola suite perquè tot tipus de negocis trobin el que busquen.

Dins d'aquest sistema es poden trobar algunes variants com:

• Microsoft Dynamics 365: És el servei en el núvol amb les característiques de Dynamics, però amb els avantatges d'estar allotjat.
• Microsoft Dynamics NAV: Aquesta suite era la que es coneixia anteriorment com Navision, I és un ERP amb base de dades Microsoft SQL Server, especialment dissenyat per a Windows, i amb capacitats financeres, de vendes i màrqueting, compres, magatzem, control de producció, gestió de projectes, planificació de recursos, àrea de servei, i recursos humans.
• Microsoft Dynamics AX: És un altre membre de la família Dynamics, en aquest cas està adaptat a empreses més grans que NAV. És a dir, ofereix característiques similars a NAV però a gran escala.

Odoo ERP

Odoo (anteriorment OpenERP i abans d'això conegut com TinyERP), És un dels millors sistemes ERP de codi obert que els pots obtenir sota llicència LGPL i de forma totalment gratuïta. Encara que també existeix una versió empresarial sota llicència comercial i de pagament que pot ser una alternativa que té poc a envejar a SAP ERP i Microsoft Dynamics.

Aquest programari tot en un inclou també un CRM, lloc web, plataforma e-commerce, mòduls per a facturació, comptabilitat, control de producció, gestió de magatzems, gestió de projectes, logística, inventari, etc. A més, des de la versió 6.0 es distribueix ara com un servei (SaaS).

Sage Murano

Sage Murano era un dels sistemes ERP clàssics, sent dels més usats costat de SAP, Oracle i Microsoft. Per tant, és una plataforma en la qual confien moltes empreses per a la seva gestió, i no et defraudarà.

En l'actualitat, aquest programari Murano ha evolucionat fins a un nou ecosistema de solucions integrals que aporten més valor a la teva empresa gràcies a Sage 200cloud, El servei en el núvol de Sage. Permet millorar el rendiment i productivitat empresarial, integra Microsoft 365, permet presa de decisions en temps real, és escalable 100%, fàcil d'usar, i compta amb un excel·lent suport tècnic.

Wolters Kluwer a3 ERP

Aquest programari de gestió integral està entre els més usats. Aquesta suite ERP és eficient, amb una sola base de dades centralitzada que evita duplicacions i errors. Per descomptat, és un sistema molt escalable, amb diverses versions i oferta de mòduls.

I si et preocupa la seva implementació i adaptació, és un programari molt fàcil que no necessita d'un treball massa complex per saber controlar-lo. És altament intuïtiu.

Altres ERPs en el núvol

A part de l' servei en el núvol de Microsoft, també hi ha altres alternatives com:

• aqua: és un programari ERP en el núvol molt complet, amb bones prestacions. Però no és recomanable per a empreses de més de 50 usuaris.
• Lliura: Té tot en un sol paquet, adaptable, i no necessita grans inversions. En canvi, la seva implementació és complexa i necessita suport tècnic.

Altres open-source

Existeixen altres programari ERP de codi obert bastant recomanables que hauries de conèixer, a més de tots els anteriors. Poden ser bones alternatives gratuïtes, i alguns té poc a envejar a les millors plataformes de pagament:

• Adempiere: És un sistema integrat ideal per a petites i mitjanes empreses. Està sota llicència GPL i té suport multiplataforma per a Linux, Unix, macOS, Windows, i dispositius mòbils
• Apache OFBiz: Completa suite per a empreses per personalitzar l'ERP a les seves necessitats. Permet l'ús modular.
• Dolibarr: Un altre programari de gestió ideal per a pimes, amb possibilitat d'instal·lar noves funcions mitjançant add-ons des de la seva botiga, i sota llicència GPL.
• ERPNext: És un programari bastant clàssic, dissenyat des de zero i especialment pensat per a pimes. Admet prova gratis o subscripció per utilitzar el servei allotjat.
• Metafresh: Un altre programari ERP basat en Java com Adempiere, el que possibilita el seu ús en multiplataformes. Està sota llicència GPL i permet una subscripció allotjada en els seus servidors per a 1-100 usuaris.
• Tryton: Està basat en TinyERP, i és popular gràcies a la flexibilitat que aporta.
• Axelor ERP: Posseeix bastants eines per a la gestió, de manera que és un complet sistema ERP. Està distribuït sota llicència AGPL i es pot usar des d'una imatge de Docker també.