mètode Kanban

Si recordes quan es va tractar el tema de l' JIT (Just-In Time) o mètode Toyota, segur que et sonarà el concepte Kanban. Bàsicament és un mètode d'informació capaç d'aportar major control als processos de fabricació, fent que la productivitat de la factoria millori. Especialment quan hi ha una cooperació entre diverses empreses que subministren peces o materials per a la producció.

aquest sistema també es coneix com a sistema de targetes, Ja que es basa en l'ús d'unes senzilles targetes on es mostra la informació necessària sobre el material, com si d'un testimoni de l'procés de fabricació es tractés. No obstant això, amb la digitalització de les empreses, S'han pogut millorar els sistemes de targetes tradicionals (post-it) per combinar-los amb sistemes digitals.

Introducció a sistema Kaban

Kanban és un sistema que ha anat cobrant protagonisme dins de el sector industrial a les últimes dècades. Encara que inicialment va néixer per millorar els processos de fabricació, a poc a poc s'ha anat expandint per altres sectors, com ara la indústria de desenvolupament de programari.

Què és?

Kanban és una paraula japonesa, i significa "targetes visuals" (kan = visual + ban = targeta). L'objectiu d'aquesta tècnica és gestionar d'alguna manera la forma en què es van completant els processos o tasques a l'hora de produir alguna cosa. Tant si es peces tangibles, o altres serveis intangibles com el desenvolupament de programari i altres serveis.

Es basa en tres punts bàsics per a poder realitzar aquest control de processos:

• Visualització de la feina i flux de treball: Es basa en el desenvolupament incremental, dividint el treball en tasques simples. Les targetes permeten visualitzar d'una forma senzilla la situació de cadascuna d'aquestes tasques. Hi pot haver informació molt diversa, des de l'estimació de la durada de la tasca, fins descripció de l'estat, etapes per les quals ha de passar, etc. En definitiva, es busca que es pugui tenir una idea molt més clara del que s'està fent, permetent als operaris tenir una noció més gràfica del conjunt.
• Determinar el límit de treball en curs: Un dels pilars de Kanban es basa en la limitació de l'WIP (Work In Progress o treball en procés). De és forma es delimiten la quantitat de tasques que es poden realitzar en cada fase. La idea és centrar-se en centrar-se en finalitzar tasques i no en començar-les. D'aquesta manera, s'impedeix començar processos sense abans haver acabat altres. Tot i que pot semblar senzill, és un dels punts que més costa calibrar dins el pla Kanban.
• Mesurar el temps: En la producció, el temps és or. Per això, Kanban també mesurarà quant de temps triga cadascuna de les tasques (lead time) des que es fa la petició fins que es fa el lliurament. També es pot mesurar el temps des que la feina d'una tasca comença fins que acaba (cycle time). Amb el lead time es pot mesurar el que esperen els clients, mentre que amb el cycle time es pot veure el rendiment dels processos de fabricació.
• Lectura fàcil de les indicacions: Amb un sol cop d'ull, es pot tenir ja una idea del que està passant. Això és gràcies a les targetes de colors per distingir els tipus de treballs, prioritat, etiquetes, dates límits, temps, etc.
• Identificar els colls d'ampolla i prescindir del que no essencial: Gràcies als informes de temps es poden identificar quins són els colls d'ampolla, és a dir, aquelles tasques més pesades o que necessiten més temps i poden estar llastant la productivitat. A més, permet prescindir de tot allò que no sigui imprescindible.

Com pots comprovar, un mètode fàcil d'implementar, Utilitzar, i actualitzar per a les empreses, però amb grans beneficis per a la gestió de les tasques d'una forma molt visual.

Com és un board o tauler d'aquest tipus?

Un panell Kanban és una eina molt pràctica per mapejar o mostrar de forma visual les tasques o flux de treball. Pot ser un panell o pissarra digital o física, correctament en columnes i files. En elles s'aniran enganxant les targetes amb la informació de les tasques.

Cadascun seus components té un objectiu, per exemple:

• columnes: En elles es pot visualitzar la fase d'el procés. Per exemple, les columnes poden ser:
  • Requested: tasques pendents, és a dir, aquelles que es necessiten fer.
  • In Progress: tasques que ja estan en progrés, s'estan realitzant però no han finalitzat.
  • Done: aquelles tasques que ja han estat acabades.
  • Altres: podria haver altres en cas de ser necessari, i fins i tot que cadascuna de les anteriors es subdivideixi en diverses seccions. Per exemple, Requested podria tenir una columna Ready To Start, o les que ja estan a punt per començar-, mentre les que estan pendents, però no es poden realitzar encara, quedarien apartades en una altra columna. O dentrod i la columna In Progress, si es tractés d'un desenvolupador de programari, podria subdividir-se en Development (desenvolupament), Debugging (Depuració / Verificació), etc.
• files: Representen els diferents passos o tasques específiques a realitzar.
• Targetes: Cada tasca que es necessita introduir en el flux de treball tindrà la seva targeta a la columna i fila corresponent.

Història

A més, al llarg de la història, il propi mètode Kanban ha anat evolucionant i millorant, passant de les pissarres o panells físics on es pegaven post-it amb tasques, fins als nous panells digitals implementats mitjançant software.

En l'actualitat pots trobar programari Kanban com a KabanTool, Dilluns, favro, Confluència, Wrike, Paymo, Plani, SpiraPlan, Productive, Bitrix24, Taskworld, etc. Per això ajudarà molt a la seva implementació, sense necessitat de mètodes analògics una mica més toscos.

Principis de Kanban

La metodologia Kanban es basa en una sèrie de principis bàsics que són:

• Qualitat: No hi ha marge d'error, tot el que es fa s'ha de fer bé des del primer intent. Això fa que es demori més cada procés, però evita les pèrdues que sorgeixen de posteriors reparacions.
• Eficiència: No només es redueixen despeses en reparacions, també es redueixen les deixalles i se centra la producció en fer els just i necessari (principi YAGNI) fent que tot el necessari tingui la justa atenció.
• flexibilitat: Permet una major agilitat en els processos, prioritzant tasques que siguin més necessàries en el moment actual.
• realimentació: Kanban no simplement s'implementa, també s'ha d'actualitzar i millorar els processos per assolir els objectius marcats per l'empresa.

Avantatges de Kanban

El mètode Kanban té beneficis obvis. Però si necessites dades que ho corroborin, Hi ha un experiment de la BBC Worldwide London que va fer la incorporació d'aquest mètode, veient reduït el seu temps de lliurament en un 37% i la consistència en els lliuraments es va millorar un 47%. Unes dades gens menyspreables.

Els beneficis o avantatges més importants que poden obtenir totes les empreses que adoptin la metodologia Kanban són:

• Millora de l'rendiment: L'ajust de el flux de treball i la flexibilitat permet que es millora la productivitat.
• Eficiència: A l'permetre una forma més visual de les tasques en curs, es perd menys temps en la producció, permetent a cada operari saber què ha de fer en cada moment, i quines són les prioritats.
• Organització: Els panells digitals o físics Kanban permeten una millor organització en temps real per al treball.

Com implementar una estratègia Kanban a l'empresa?

Un mètode Kanban no només implica posar a l'empresa un tauler físic o digital en què enganxar post-it. L'esforç d'implementació és una mica més complex que això. S'han de tenir en compte una sèrie de punts crítics perquè el procés sigui reeixit:

• Definir un flux de treball: Per això, s'ha de crear un tauler personalitzat per al tipus de tasca que es realitzi a l'empresa, i que aquest tauler sigui fàcilment accessible per tots els treballadors. Hi ha d'haver una columna per cada un dels estats. Per exemple, pot tenir tres com l'exemple genèric que vaig citar anteriorment, o més: pendent, en progrés, testing, etc. Fins i tot es podrien necessitar diversos taulers, un per cadascuna de les activitats que es realitzen a la companyia (especialment si són tasques complexes).
• Cicle de producció: Cada targeta ha de contenir la informació necessària sobre la tasca. Per exemple, la descripció, l'estimació d'hores, prioritat, etc. Sigui com sigui, és essencial mostrar la tasca de la manera més clara perquè l'equip de treball no perdi temps.
• Acabar abans de començar: Com vaig comentar, és la idea clau de Kanban. Si en la teva empresa s'inicien diverses noves tasques, per implementar aquest mètode et has d'oblidar d'això. No pots tenir moltes tasques en marxa amb baixos ràtios de finalització, s'ha de buscar un alt ràtio de finalització. Primer has de finalitzar les tasques iniciades de forma prioritària a començar noves per a aquesta mateixa fase. Per exemple, es pot determinar que s'arribi a un màxim de 3 tasca en fase de proves, 5 per a la columna de desenvolupament, i 7 per a la de planificació.
• Flux constant i flexible: S'ha de tenir un control sobre el flux de treball i realitzar un seguiment per adaptar-se a les necessitats, sense que aquest flux s'interrompi. El sistema ha de permetre la suficient flexibilitat per canviar en temps real la prioritat si fos necessari.