שיטת קנבן

אם אתה זוכר מתי הנושא של שיטת JIT (Just-In Time) או טויוטה, זה בטוח יצלצל בפעמון הרעיון של קנבן. ביסודו של דבר מדובר בשיטת מידע המסוגלת לספק שליטה רבה יותר בתהליכי הייצור, ולגרום לשיפור פריון המפעל. במיוחד כשיש שיתוף פעולה בין מספר חברות המספקות חלקים או חומרים לייצור.

המערכת הזאת ידועה גם בשם מערכת כרטיסים, מכיוון שהוא מבוסס על שימוש בכרטיסים פשוטים בהם מוצג המידע הדרוש על החומר, כאילו היה עד לתהליך הייצור. עם זאת, עם דיגיטציה של חברות, ניתן היה לשפר את מערכות הכרטיסים המסורתיות (post-it) כדי לשלב אותן עם מערכות דיגיטליות.

היכרות עם מערכת קבן

קנבן זוהי מערכת שזכתה להבלטה בתוך המגזר התעשייתי בעשורים האחרונים. למרות שנולדה בתחילה לשיפור תהליכי הייצור, לאט לאט היא התרחבה למגזרים אחרים, כגון תעשיית פיתוח התוכנה.

מה זה?

קנבן זוהי מילה יפנית, ופירושה "קלפים חזותיים" (kan = חזותי + איסור = כרטיס). המטרה של טכניקה זו היא לנהל בדרך כלשהי את הדרך בה תהליכים או משימות מסתיימים בעת הפקת משהו. בין אם הם חלקים מוחשיים, או שירותים בלתי מוחשיים אחרים כגון פיתוח תוכנה ושירותים אחרים.

זה מבוסס על שלוש נקודות בסיסיות על מנת לבצע בקרת תהליכים זו:

• הדמיה ותפקיד עבודה- הוא מבוסס על פיתוח מצטבר, חלוקת העבודה למשימות פשוטות. הקלפים מאפשרים לך לדמיין בקלות את המצב של כל אחת מהמשימות הללו. יכול להיות מידע מגוון מאוד, החל מהערכת משך המשימה וכלה בתיאור הסטטוס, שלבים שדרכו עליו לעבור וכו '. בקיצור, המטרה היא לקבל מושג הרבה יותר ברור מה נעשה, ולאפשר למפעילים לקבל מושג גרפי יותר של המכלול.
• קבע את גבול העבודה: אחד מעמודי התווך של קנבן מבוסס על מגבלת ה- WIP (Work In Progress או work in process). באופן זה תוחמת כמות המשימות שניתן לבצע בכל שלב. הרעיון הוא להתמקד בהתמקדות בסיום משימות ולא בהתחלתן. בדרך זו, היא מונעת מלפתוח תהליכים מבלי לסיים תחילה אחרים. למרות שזה אולי נראה פשוט, זוהי אחת הנקודות הקשות ביותר לכיול במסגרת תוכנית קנבן.
• מדוד את הזמן: בייצור, זמן הוא כסף. לכן, קנבן גם ימדוד כמה זמן לוקחת כל אחת מהמשימות (זמן הובלה) מהבקשה ועד למסירה. ניתן גם למדוד את הזמן מרגע תחילת העבודה של משימה ועד לסיומה (זמן מחזור). עם זמן הובלה אתה יכול למדוד מה הלקוחות מצפים, ואילו עם זמן המחזור אתה יכול לראות את הביצועים של תהליכי ייצור.
• קריאה קלה של אינדיקציות: במבט אחד, אתה כבר יכול לקבל מושג מה קורה. זה בזכות הכרטיסים הצבעוניים להבחין בין סוגי העבודות, עדיפות, תוויות, מועדים, שעות וכו '.
• זהה צווארי בקבוק ותיפטר מהלא מהותי: הודות לדיווחי זמן אפשר לזהות מהם צווארי הבקבוק, כלומר המשימות הכבדות יותר או הדורשות יותר זמן ועלולות להכביד על הפרודוקטיביות. בנוסף, זה מאפשר לך להסתדר בלי כל מה שהוא לא חיוני.

כפי שאתה יכול לראות, שיטה קלה ליישום, שימוש ועדכון עבור חברות, אך עם יתרונות גדולים לניהול משימות בצורה מאוד ויזואלית.

כיצד נראה לוח מסוג זה?

לוח Kanban הוא כלי מעשי מאוד למיפוי ויזואלי או הצגת משימות או זרימת עבודה. זה יכול להיות לוח או לוח לבן דיגיטלי או פיזי, מחולקים לעמודים ושורות. הקלפים עם המידע על המשימות יודבקו עליהם.

כל אחד מהם זה רכיבים יש לו מטרה, למשל:

• עמודות: בהם אתה יכול לראות את שלב התהליך. לדוגמה, העמודות יכולות להיות:
  • מבוקש: משימות ממתינות, כלומר אלו שצריך לבצע.
  • בעיצומה - משימות שכבר נמצאות בעיצומן, נמצאות בעיצומן אך לא הסתיימו.
  • תרומה: המשימות שכבר הושלמו.
  • אחרים: יכולים להיות אחרים במידת הצורך, ואפילו שכל אחד מהאמור לעיל מחולק למספר חלקים. לדוגמה, לבקשה יכולה להיות עמודה מוכנה להתחלה, או כאלו שכבר מוכנים להתחיל, בעוד אלה הממתינים, אך לא ניתן לבצע אותם עדיין, יופרדו בעמודה אחרת. או בתוך העמודה In Progress, אם זה היה מפתח תוכנה, זה יכול להיות מחולק לפיתוח, ניפוי באגים וכו '.
• שורות: מייצגים את השלבים השונים או המשימות הספציפיות שיש לבצע.
• כרטיסים: לכל משימה שצריך להזין בזרימת העבודה יהיה הכרטיס שלה בעמודה ובשורה המתאימות.

היסטוריה

יתר על כן, לאורך ההיסטוריה, eשיטת קנבן עצמה התפתחה ושיפור, החל מהלוחות או הלוחות הפיזיים שבהם הודבקו פוסט-שלו עם משימות, ללוחות הדיגיטליים החדשים המיושמים באמצעות תוכנה.

כרגע אתה יכול למצוא תוכנת קנבן כמו כלי Kaban, יום שני, פאברו, מפגש, לא בסדר, פיימו, פלאניו, SpiraPlan, פרודוקטיבי, Bitrix24, Taskworld וכו' אז זה יעזור מאוד ביישום שלו, ללא צורך בשיטות אנלוגיות קצת יותר גסות.

עקרונות קנבן

המתודולוגיה של קנבן מבוססת על סדרה של עקרונות יסוד שהם:

• איכות: אין מרווח לטעויות, כל מה שנעשה חייב להיעשות כבר מהניסיון הראשון. זה גורם לכל תהליך להימשך זמן רב יותר, אך נמנע מהפסדים הנובעים מתיקונים הבאים.
• יעיל: לא רק עלויות התיקון מופחתות, גם הפסולת מופחתת והייצור מתמקד בעשייה הנכונה וההכרחית (עקרון YAGNI), להבטיח שלכל הדרוש יש את תשומת הלב הנכונה.
• גמישות: מאפשר זריזות רבה יותר בתהליכים, מתן עדיפות למשימות הדרושות ביותר כרגע.
• מָשׁוֹב: קנבן לא מיושם פשוט, הוא חייב גם לעדכן ולשפר את התהליכים להשגת היעדים שהציבה החברה.

היתרונות של קנבן

לשיטת קנבן יתרונות ברורים. אבל אם אתה צריך נתונים המאששים, יש ניסוי של BBC Worldwide London ששלב שיטה זו, וראה את זמן האספקה ​​שלה מופחת ב -37% והעקביות במשלוחים השתפרה ב -47%. נתונים לא מבוטלים.

ل יתרונות או יתרונות הדברים החשובים ביותר שכל החברות המאמצות את מתודולוגיית קנבן יכולות להשיג הן:

• שיפור ביצועים- התאמת זרימת העבודה והגמישות מאפשרת לשפר את הפרודוקטיביות.
• יעיל: על ידי מתן אפשרות חזותית יותר של המשימות המתבצעות, פחות זמן מבוזבז בייצור, ומאפשר לכל מפעיל לדעת מה לעשות בכל עת ומה הם סדרי העדיפויות.
• ארגון- לוחות מחוונים דיגיטליים או פיזיים של Kanban מאפשרים ארגון טוב יותר בזמן אמת לעבודה.

כיצד ליישם אסטרטגיה של קנבן בחברה?

שיטת קנבן לא רק כרוך בהצבת לוח מחוונים בחברה פיזית או דיגיטלית שבה להדביק פוסט-איט. מאמץ היישום קצת יותר מורכב מזה. יש לקחת בחשבון שורה של נקודות קריטיות כדי שהתהליך יצליח:

• הגדר זרימת עבודה: לשם כך, יש ליצור לוח מחוונים מותאם אישית לסוג המשימה המתבצעת בחברה, ושכל לוח המחוונים נגיש לכל העובדים. צריכה להיות טור לכל אחת מהמדינות. לדוגמה, תוכל לקבל שלוש דוגמאות כלליות שהבאתי למעלה, או יותר: בהמתנה, בעיצומה, בדיקות וכו '. תוכל אפילו להזדקק למספר לוחות, אחד לכל אחת מהפעילויות המתבצעות בחברה (במיוחד אם מדובר במשימות מורכבות).
• מחזור ייצור- כל כרטיס צריך להכיל את המידע הדרוש אודות המשימה. לדוגמה, תיאור, אומדן שעות, עדיפות וכו '. כך או כך, חיוני להציג את המשימה בצורה הברורה ביותר כדי שצוות העבודה לא יבזבז זמן.
• סיים לפני שתתחיל: כפי שציינתי, זהו רעיון המפתח של קנבן. אם החברה שלך מתחילה מספר משימות חדשות, כדי ליישם שיטה זו עליך לשכוח ממנה. לא יכולות להיות לך משימות רבות עם אחוזי השלמה נמוכים, עליך לחפש שיעור סיום גבוה. ראשית עליך לסיים את המשימות שהתחילו כעדיפות כדי להתחיל משימות לאותו שלב. לדוגמה, אתה יכול לקבוע שבשלב הבדיקות יגיעו לכל היותר 3 משימות, 5 בעמודת הפיתוח ו -7 בעמודת התכנון.
• זרימה קבועה וגמישה: עליך להיות בעל שליטה על זרימת העבודה ומעקב כדי להסתגל לצרכים מבלי להפריע לזרימה זו. המערכת חייבת לאפשר מספיק גמישות בכדי לשנות את העדיפות בזמן אמת במידת הצורך.