Método Kanban

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tablero kanban

Si recuerdas cuando se trató el tema del JIT (Just-In Time) o método Toyota, seguro que te sonará el concepto Kanban. Básicamente es un método de información capaz de aportar mayor control a los procesos de fabricación, haciendo que la productividad de la factoría mejore. Especialmente cuando existe una cooperación entre varias empresas que suministran piezas o materiales para la producción.

Este sistema también se conoce como sistema de tarjetas, ya que se basa en el uso de unas sencillas tarjetas donde se muestra la información necesaria sobre el material, como si de un testigo del proceso de fabricación se tratase. No obstante, con la digitalización de las empresas, se han podido mejorar los sistemas de tarjetas tradicionales (post-it) para combinarlos con sistemas digitales.

Introducción al sistema Kaban

Kanban es un sistema que ha ido cobrando protagonismo dentro del sector industrial en las últimas décadas. Aunque inicialmente nació para mejorar los procesos de fabricación, poco a poco se ha ido expandiendo para otros sectores, como por ejemplo la industria de desarrollo de software.

¿Qué es?

software método kanban

Kanban es una palabra japonesa, y significa “tarjetas visuales” (kan=visual + ban=tarjeta). El objetivo de esta técnica es gestionar de alguna manera la forma en la que se van completando los procesos o tareas a la hora de producir algo. Ya sean piezas tangibles, u otros servicios intangibles como el desarrollo de software y otros servicios.

Se basa en tres puntos básicos para poder realizar este control de procesos:

  • Visualización del trabajo y flujo de trabajo: se basa en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en tareas simples. Las tarjetas permiten visualizar de una forma sencilla la situación de cada una de esas tareas. Puede haber información muy diversa, desde la estimación de la duración de la tarea, hasta descripción del estado, etapas por las que debe pasar, etc. En definitiva, se busca que se pueda tener una idea mucho más clara de lo que se está haciendo, permitiendo a los operarios tener una noción más gráfica del conjunto.
  • Determinar el límite de trabajo en curso: uno de los pilares de Kanban se basa en la limitación del WIP (Work In Progress o trabajo en proceso). De es forma se delimitan la cantidad de tareas que se pueden realizar en cada fase. La idea es centrarse en centrarse en finalizar tareas y no en comenzarlas. De ese modo, se impide comenzar procesos sin antes haber terminado otros. A pesar de que puede parecer sencillo, es uno de los puntos que más cuesta calibrar dentro del plan Kanban.
  • Medir el tiempo: en la producción, el tiempo es oro. Por eso, Kanban también medirá cuánto tiempo tarda cada una de las tareas (lead time) desde que se hace la petición hasta que se hace la entrega. También puede medirse el tiempo desde que el trabajo de una tarea comienza hasta que termina (cycle time). Con el lead time se puede medir lo que esperan los clientes, mientras que con el cycle time se puede ver el rendimiento de los procesos de fabricación.
  • Lectura fácil de las indicaciones: con un solo vistazo, se puede tener ya una idea de lo que está ocurriendo. Eso es gracias a las tarjetas de colores para distinguir los tipos de trabajos, prioridad, etiquetas, fechas límites, tiempos, etc.
  • Identificar los cuellos de botella y prescindir de lo no esencial: gracias a los informes de tiempo se pueden identificar cuales son los cuellos de botella, es decir, aquellas tareas más pesadas o que necesitan más tiempo y pueden estar lastrando la productividad. Además, permite prescindir de todo aquello que no sea imprescindible.

Como puedes comprobar, un método fácil de implementar, utilizar, y actualizar para las empresas, pero con grandes beneficios para la gestión de las tareas de una forma muy visual.

¿Cómo es un board o tablero de este tipo?

board Kanban

Un panel Kanban es una herramienta muy práctica para mapear o mostrar de forma visual las tareas o flujo de trabajo. Puede ser un panel o pizarra digital o física, dividida en columnas y filas. En ellas se irán pegando las tarjetas con la información de las tareas.

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Cada uno de sus componentes tiene un objetivo, por ejemplo:

  • Columnas: en ellas se puede visualizar la fase del proceso. Por ejemplo, las columnas pueden ser:
    • Requested: tareas pendientes, es decir, aquellas que se necesitan hacer.
    • In Progress: tareas que ya están en progreso, se están realizando pero no han finalizado.
    • Done: aquellas tareas que ya han sido terminadas.
    • Otras: podría haber otras en caso de ser necesario, e incluso que cada una de las anteriores se subdivida en varias secciones. Por ejemplo, Requested podría tener una columna Ready To Start, o las que ya están listas para comenzarse, mientras las que están pendientes, pero no se pueden realizar aún, quedarían apartadas en otra columna. O dentrod e la columna In Progress, si se tratase de un desarrollador de software, podría subdividirse en Development (desarrollo), Debugging (Depuración/Verificación), etc.
  • Filas: representan los distintos pasos o tareas específicas a realizar.
  • Tarjetas: cada tarea que se necesita introducir en el flujo de trabajo tendrá su tarjeta en la columna y fila correspondiente.

Historia

creador kanban

La historia de Kanban está muy unida al método Toyota, de hecho, fue Toyota la que implementó por primera vez este proceso. Eso ocurrió en los años 40, a la par que JIT, o mejor dicho, como parte de éste. Un nuevo paradigma de arrastre centrado en la demanda de los clientes y no en los tradicionales métodos usados hasta la fecha de producir lo máximo y luego intentar venderlo en el mercado.

Kanban se integra perfectamente con estos métodos de Lean Manufacturing, o producción ajustada. Y por eso Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota, implementó este sistema para mayor eficiencia.

En el siglo XXI, la industria del software se percató de que Kanban también podía ser un método válido para ellos. Podían mejorar la forma en la que se desarrollaban los proyectos y cómo se entregaban los productos o servicios finales. Lo mismo ocurrió con otros muchos sectores de la industria, y no solo la del motor, que han visto mejoras gracias a adoptar estos nuevos modelos.

Además, a lo largo de la historia, el propio método Kanban ha ido evolucionando y mejorando, pasando de las pizarras o paneles físicos donde se pegaban post-it con tareas, hasta los nuevos paneles digitales implementados mediante software.

En la actualidad puedes encontrar software Kanban como KabanTool, Monday, Favro, Confluence, Wrike, Paymo, Planio, SpiraPlan, Productive, Bitrix24, Taskworld, etc. Por lo que ayudará mucho a su implementación, sin necesidad de métodos analógicos algo más toscos.

Principios de Kanban

La metodología Kanban se basa en una serie de principios básicos que son:

  • Calidad: no hay margen de error, todo lo que se hace debe hacerse bien desde el primer intento. Eso hace que se demore más cada proceso, pero evita las pérdidas que surgen de posteriores reparaciones.
  • Eficiencia: no solo se reducen gastos en reparaciones, también se reducen los desperdicios y se centra la producción en hacer los justo y necesario (principio YAGNI) haciendo que todo lo necesario tenga la justa atención.
  • Flexibilidad: permite una mayor agilidad en los procesos, priorizando tareas que sean más necesarias en el momento actual.
  • Feedback: Kanban no simplemente se implementa, también se debe actualizar y mejorar los procesos para alcanzar los objetivos marcados por la empresa.

Ventajas de Kanban

El método Kanban tiene beneficios obvios. Pero si necesitas datos que lo corroboren, hay un experimento de la BBC Worldwide London que hizo la incorporación de este método, viendo reducido su tiempo de entrega en un 37% y la consistencia en las entregas se mejoró un 47%. Unos datos nada despreciables.

Los beneficios o ventajas más importantes que pueden obtener todas las empresas que adopten la metodología Kanban son:

  • Mejora del rendimiento: el ajuste del flujo de trabajo y la flexibilidad permite que se mejora la productividad.
  • Eficiencia: al permitir una forma más visual de las tareas en curso, se pierde menos tiempo en la producción, permitiendo a cada operario saber qué debe hacer en cada momento, y cuáles son las prioridades.
  • Organización: los paneles digitales o físicos Kanban permiten una mejor organización en tiempo real para el trabajo.

¿Cómo implementar una estrategia Kanban en la empresa?

Un método Kanban no solo implica poner en la empresa un tablero físico o digital en el que pegar post-it. El esfuerzo de implementación es algo más complejo que eso. Se deben tener en cuenta una serie de puntos críticos para que el proceso sea exitoso:

  • Definir un flujo de trabajo: para ello, se debe crear un tablero personalizado para el tipo de tarea que se realice en la empresa, y que dicho tablero sea fácilmente accesible por todos los trabajadores. Debe haber una columna por cada uno de los estados. Por ejemplo, puede tener tres como el ejemplo genérico que cité anteriormente, o más: pendiente, en progreso, testing, etc. Incluso se podrían necesitar varios tableros, uno por cada una de las actividades que se realizan en la compañía (especialmente si son tareas complejas).
  • Ciclo de producción: cada tarjeta debe contener la información necesaria sobre la tarea. Por ejemplo, la descripción, la estimación de horas, prioridad, etc. Sea como sea, es esencial mostrar la tarea de la forma más clara para que el equipo de trabajo no pierda tiempo.
  • Terminar antes de empezar: como comenté, es la idea clave de Kanban. Si en tu empresa se inician varias nuevas tareas, para implementar este método te debes olvidar de ello. No puedes tener muchas tareas en marcha con bajos ratios de finalización, se debe buscar un alto ratio de finalización. Primero debes finalizar las tareas iniciadas de forma prioritaria a comenzar nuevas para esa misma fase. Por ejemplo, se puede determinar que se llegue a un máximo de 3 tarea en fase de pruebas, 5 para la columna de desarrollo, y 7 para la de planificación.
  • Flujo constante y flexible: se debe tener un control sobre el flujo de trabajo y realizar un seguimiento para adaptarse a las necesidades, sin que éste flujo se interrumpa. El sistema debe permitir la suficiente flexibilidad para cambiar en tiempo real la prioridad si fuese necesario.